Einstellungsgespräche führen

Sie haben Ihr Startup oder Ihre GmbH erfolgreich gegründet und nun benötigen Sie das richtige Personal, welches Ihnen unter die Arme greift und in allen Belangen eine Stütze ist?

Dann sollten Sie sich auf die ersten Bewerbungsgespräche gut vorbereiten.

Der erste Schritt ist eine gut formulierte Annonce, die die vakante Stelle oder Stellen genau beschreibt und alle wichtigen Eckpunkte wie Tätigkeitsbereich, Ort der Tätigkeit und Vergütung sowie Arbeitsstunden enthält.

In unserem folgenden Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der richtigen Gesprächsführung Ihrer Bewerbungsgespräche achten müssen und wir geben Ihnen wertvolle Tipps mit auf dem Weg in Ihr perfektes Einstellungsgespräch.

Gut vorbereitet ins Einstellungsgespräch

Wenn Sie noch nie zuvor ein Bewerbungsgespräch geführt haben, sind Sie bestimmt genauso nervös wie Ihr Gegenüber.

Wie für den Bewerber gilt es auch für den Personalchef:

Gute Vorbereitung ist das A und O. Stellen Sie sich bewusst auf das Einstellungsgespräch ein und bereiten Sie sich auf diesen Termin gut vor.

Als erstes gilt es, einige organisatorische Dinge zu beachten.

Der Raum, in welchem das Vorstellungsgespräch stattfindet, sollte gut gelüftet sein.

Stellen Sie Ihr Telefon auf stumm und stellen Sie Wasser bereit.

Falls es außer Ihnen noch andere Teilnehmer für das Gespräch geben sollte, legen Sie eine feste Sitzordnung fest.

Alle Beteiligten sollten vor Eintreffen des Bewerbers an ihren Plätzen sein und ein Protokollführer bestimmt sein.

Es sollte auch klar hervorgehen, wer das Gespräch führt.

Einstellungsgespräche führen – Der strukturierte Gesprächsablauf

Für das Einstellungsgespräch selbst legen Sie eine strukturierte Vorgehensweise fest. Achten Sie auf folgende Inhalte:

• Die Einführungsrunde:

Beginnen Sie das Gespräch mit einem kleinen Small Talk zum Warmwerden. Fragen Sie, wie die Hinfahrt war oder fragen Sie nach einem unverfänglichen Thema, welches die Situation auflockert. Stellen Sie alle Anwesenden der Reihe nach mit Namen und Funktion vor und informieren Sie den Bewerber über das Ziel und den Ablauf des Einstellungsgesprächs.

• Das Interview:

In diesem Teil geht es darum, den Bewerber auf seine fachliche Eignung für die vakante Position einzustufen. Fragen Sie ihn nach seiner Biografie, seiner Motivation und seinen persönlichen Erfolgen.

• Job- und Vorstellung des Unternehmens:

In diesem Part stellen Sie dem Bewerber das Unternehmen vor, machen einen Rundgang durch die Räumlichkeiten und Hallen und erklären ihm den vakanten Job, seine Aufgaben und das Arbeitskollegium.

• Fragerunde:

Geben Sie jetzt Ihrem Bewerber Raum und Zeit, seine Fragen zu stellen.

• Abschlussphase:

Jetzt erklären Sie dem Bewerber, wie es nach dem Gespräch weitergeht. Eine wichtige Frage, die Sie dem Bewerber stellen sollten: Besteht Interesse an der vakanten Position?

• Verabschiedung:

Bleiben Sie bei der Verabschiedung neutral und kündigen Sie dem Bewerber an, sich in einer terminlichen Frist zu melden.

Mit den richtigen Fragen die Kompatibilität feststellen

Nutzen Sie hierzu die Fragerunde im Gespräch, um festzustellen, ob dieser Bewerber auf die vakante Stelle in Ihrem Unternehmer passen würde. Hilfreich dazu sind Fragen zu den bisherigen Aufgaben, Kompetenzen, Erfolgen, Misserfolgen, Vorlieben und Abneigungen sowie der vorhandenen Flexibilität (beispielsweise der Bereitschaft zu Nachtschichten oder Überstunden in einem Produktionsbetrieb).

Anhand dieser Fragen erfahren Sie, welche Einstellung der Bewerber zur Arbeit hat und wie er mit Problemlösungen umgeht, ob er sich schnell in ein vorhandenes Team integriert und wie er sich in neue Aufgaben einarbeitet. Es ist auch wichtig zu erfahren, wie er mit Autoritäten im Unternehmen umgehen kann.

Einstellungsgespräche führen – Überwinden Sie Unsicherheiten

Trotz perfekter Vorbereitung kann man auch als Gesprächsführer den Faden verlieren. Auf diese Weise könnte es passieren, dass der Bewerber vom Thema abweicht oder unstrukturiert antwortet. In diesem Fall unterbrechen Sie den Bewerber auf freundliche Weise und bitten um kurze und knappe Wiederholungssätze.

Fragen Sie gezielt nach: “Habe ich Sie richtig verstanden, dass …?“ Ihr Bewerber wird schnell und fokussierter antworten und Sie können das kleine Blackout somit gekonnt überwinden. Stellen Sie Ihren Interviewleitfaden griffbereit oder bitten Sie die anderen Teilnehmer, weitere Fragen zu stellen.

Ist der Bewerber überheblich oder ist es Ihre eigene Unsicherheit?

Unsicherheit kann auch dadurch entstehen, wenn Sie eine junge Führungspersönlichkeit sind und Ihr Bewerber doppelt so alt und doppelt so erfahren ist wie Sie. Wenn dieser Bewerber überheblich wirkt, fragen Sie sich am besten als ersten Punkt, ob dieses beschleichende Gefühl mit Ihrer eigenen Unsicherheit zusammenhängen könnte. In der Regel sind Bewerber im Bewerbungsgespräch tendenziell eher nervös als überheblich und arrogant.

Sollte der Bewerber wirklich überheblich und prahlerisch obgleich seiner Qualifikationen sein, ist es der eindeutig falsche Kandidat – selbst wenn er auf die Stelle akribisch richtig passen würde. Er disqualifiziert sich aufgrund mangelnder Offenheit, Anpassungsfähigkeit, Teamgeist und Flexibilität.

Wer jetzt schon so einen Modus Operandi an den Tag lägt, wird es in Zukunft auch so handhaben. Fehlendes Fachwissen kann durch Kurse und Lehrgänge kompensiert werden, mangelnde soziale Skills und bestehende Vorurteile kann man nicht kompensieren.

Ingo Noack

Gründer, Unternehmensberater & Autor