Reisekosten – Definition und Abrechnung
Reisekosten – Definition und Abrechnung – Als Unternehmer*in gibt es immer etwas zu erledigen: Kundentermine, Wareneinkauf, Objektbesichtigungen und vieles mehr.
Alles, was außerhalb der eigenen Geschäftsräume liegt, kann als Reisekosten geltend gemacht werden.
Diese zählen zu den Betriebsausgaben und sind daher steuermindernd.
Was sind Reisekosten?
Zu den Reisekosten zählen alle anfallenden Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Dienstreise stehen.
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Abrechnung der entstandenen Aufwendungen.
Der vergleichsweise geringe Arbeitsaufwand lohnt sich jedoch. Durch eine Reisekostenabrechnung lässt sich die Steuerlast deutlich senken.
Welche Reisekosten können abgerechnet werden?
Die anrechenbaren Ausgaben setzen sich aus vier Positionen zusammen:
Fahrtkosten
Hierunter fallen alle Auslagen, die für die Hin- und Rückfahrten anfallen. Dazu zählen Benzinkosten für einen PKW, die Fahrkarte für den Zug sowie Flugtickets.
Die Fahrtkosten für einen PKW werden mit 30 Cent pro gefahrenen Kilometer berücksichtigt. Sollte ein Moped oder Motorrad genutzt werden, sind es 20 Cent.
Übernachtungskosten
Für Unternehmer*innen sind diese Ausgaben in voller Höhe absetzbar und vorsteuerabzugsfähig. Die Belege müssen nachgewiesen werden. Arbeitnehmer, die Reisekosten geltend machen, erhalten einen Pauschalbetrag.
Verpflegungsmehraufwand
Auf einer Geschäftsreise wird selten selbst gekocht. Die Verpflegung ist teurer als Zuhause. Hier kommen Pauschalen zum Einsatz. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden können pauschal 14 Euro pro Tag berechnet werden, bei längeren Aufenthalten sind es sogar 28 Euro pro Tag.
Die Erstattungen werden gekürzt, wenn Reisende zum Geschäftsessen eingeladen werden (Mittag- oder Abendessen 40 %) oder die Hotelübernachtung Frühstück (Kürzung um 20 %) beinhaltet.
Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind Ausgaben, die nicht unmittelbar für die Reise als solche notwendig sind, aber dennoch anfallen:
- Parkgebühren
- Reisegepäckversicherung
- Zusätzliche Kosten für WLAN oder Telefon
- Trinkgelder
- Eintrittskarten (für Messen, Ausstellungen etc., beruflich veranlasst)
- Mautgebühren
- Öffentliche Verkehrsmittel, Taxi oder Mietwagen vor Ort
Für Reisenebenkosten gibt es keine Pauschalbeträge. Alle Kosten werden gegen Vorlage von Quittungen anerkannt.
Reisekostenabrechnung erstellen und einreichen
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Formalitäten. So kann die Abrechnung in einer Excel-Tabelle Platz finden:
Im oberen Bereich des Dokuments: Reisekostenaufstellung Monat/Jahr, Unternehmensname
Spalte 1: Datum
Spalte 2: Zweck der Fahrt
Spalte 3: Ziel der Fahrt
Spalte 4: Fahrtkosten – entweder die gefahrenen Kilometer eintragen oder Ticketkosten für andere Verkehrsmittel
Spalte 5: Verpflegungspauschale – unterteilt in über acht Stunden und 24 Stunden Abwesenheit (Zeiten angeben)
Spalte 6: Reisenebenkosen – unterteilt in Unterkunftskosten und Sonstige Kosten (Parkgebühren etc.)
Wichtig ist, die Tabelle ordentlich auszufüllen und die Angaben anhand der vorliegenden Belege einzutragen. Einmal erstellt, kann die Excel-Vorlage immer wieder genutzt werden. Das spart Zeit und Nerven.
Ingo Noack – ich bin Chefredakteur von FirmaCo. Ich möchte Ihnen die neuesten Nachrichten aus dem Bereich Firmen Gründungen, Unternehmen erklären.
