Wie Sie bei einer Geschäftsreise Ihre Arbeitszeiten erfassen

Arbeitszeiten erfassen – Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Geschäftsreise und einer Dienstreise?

Sie als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer sind gegebenenfalls noch nicht ganz umfassend über das Reisen im Auftrag Ihres Unternehmens up to date.

In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel und erklären Ihnen auch, wie die Zeiterfassung von Statten geht.

Ist eine Geschäftsreise mit einer Dienstreise gleichzusetzen?

Als erste Instanz müssen Sie zwischen einer Geschäftsreise und einer Dienstreise den Unterschied erkennen. Eine Dienstreise ist eine Reisetätigkeit, bei der Sie sich als Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend an einem anderen Ort aufhalten als an Ihrem Arbeitsplatz.

Wenn Sie Ihre Tätigkeit vor Ort beendet haben, kehren Sie wieder an Ihren ursprünglichen Arbeitsplatz zurück.

Dabei gilt Pendeln nicht als Dienstreise, jedoch werden Ihnen die Kosten erstattet.

Beispiele für Dienstreisen sind demnach:

• Kundentermine
• Messeauftritte Ihres zu repräsentierenden Unternehmens
• Außerbetriebliche Treffen mit Kunden oder Lieferanten
• Treffen mit Arbeitskollegen von anderen Zweigstellen

Bei der Geschäftsreise unterscheidet sich ein Punkt ganz wesentlich von der Dienstreise, nämlich, im Anstellungsverhältnis.

Bei einer Dienstreise werden Sie als Arbeitnehmer auf die Reise geschickt und bei der Geschäftsreise sind Sie als Geschäftsinhaber, also Arbeitgeber, selbst auf Reisen. Bei Selbstständigen und Einzelunternehmern spricht man aus diesen Gründen von einer Geschäftsreise.

Welche Zeiten greifen bei einer Dienstreise?

Sie als Angestellter arbeiten während einer Dienstreise genauso, wie Sie es vor Ort tun würden. Aus diesem Aspekt heraus ergibt sich kein Unterschied. Bei Dienstreisen müssen Sie jedoch häufig über die normale Arbeitszeit hinaus arbeiten und Ihre Überstunden separat zur normalen Arbeitsleistung schriftlich erfassen.

Damit Sie all Ihre Überstunden und Arbeitszeiten vorweisen können, sollten Sie daher diese Zeiten separat voneinander aufzeichnen.

Wird die Reisezeit ebenfalls vergütet?

Wenn Sie als Arbeitnehmer während der Reise arbeiten oder selbst am Steuer eines Fahrzeuges sitzen, muss Ihr Arbeitgeber Ihnen die Reisezeit vergüten. Dies gilt vor allem für Kundentermine oder auf dem Weg zu einem Messeauftritt.

Wenn Sie sich während der Reise jedoch ausruhen können oder privaten Dingen wie einer Lektüre nachgehen können oder als Beifahrer mitfahren, wird Ihr Arbeitgeber Ihnen diese Zeit nicht vergüten.

Müssen Sie jedoch ein Manuskript lesen, um sich auf einen Geschäftstermin vorzubereiten, gilt dies wiederum als aktive Arbeitszeit.

Welche Dinge sollten Sie bei einer Dienstreise dokumentieren?

Während einer Dienstreise sollten Sie Ihre Arbeitszeiten und die anfallenden Überstunden zeitlich erfassen. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre effektive Arbeitszeit bei Ihrem Vorgesetzten geltend zu machen. Grundsätzlich sind Sie vom Gesetz her sogar verpflichtet, Ihre Überstunden zu erfassen, wenn diese über die reguläre Dienstzeit hinausgehen.

Erfassen Sie zudem sämtliche anfallenden Kosten und heben Sie die Belege und Rechnungen für die spätere Reisekostenabrechnung akribisch auf.

Diese Quittungen sollten Sie unbedingt gesammelt erfassen:

• Hotelübernachtungen (Aufenthaltskosten)
• Verpflegungsaufwand für Essen und Trinken
• Parkzettel
• Telefonkosten
• Trinkgeld bei Restaurantbesuchen

So erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten während einer Geschäftsreise

Bei Dienst- und Geschäftsreisen sind sogenannte Terminalzeiterfassungen nicht nur unüblich, sondern auch ungeeignet, da Sie aufgrund der Standortgebundenheit immer zuerst zum Unternehmensstandort fahren müssten, die Steckkarte stecken und dann erst zum Kundentermin oder dem Messegelände fahren. Dies ist sehr umständlich und kostet enorm viel Zeit und eignet sich nicht für Dienstreisen, die über Ländergrenzen hinausgehen.

Am besten ist es, Sie notieren Ihre Arbeitszeiten auf der Agenda oder tragen sich im Intranet Ihrer Firma per Log-In ein. Somit gibt es keine Unstimmigkeiten mit Ihrem Arbeitgeber.

Wir bleiben am Ball für Sie. FirmaCo.

Sabrina Bock

Autorin, und frühere Mitherausgeberin eines Modemagazins & Kindermagazins schreibt hier als Autorin über neue Medien, Marketing und Events.